Reserveren = Capaciteit beheersen

Mark Rutte woensdagavond: “Musea mogen per 1 juni ook weer open, mits bezoekers vooraf kaartjes kopen, zodat musea kunnen sturen op anderhalve meter afstand.” Goed nieuws, maar de premier was onbedoeld iets te strikt in zijn bewoording. Want volgens het protocol van de Museumvereniging is alleen reserveren verplicht. Betalen van die reservering mag vervolgens wél in het museum. Maar dan wel contactloos, dus met pin of smartphone. 

In dit artikel geven we tips voor reserveringsmethodes in coronatijd. Maar eerst een aantal belangrijke randvoorwaarden.

Bereken de ‘capaciteit’ van het museum
Allereerst is het belangrijk om uit te rekenen hoeveel personen tegelijk in het museum ‘mogen’. Reken uit hoeveel capaciteit je museum heeft volgens het protocol; 1 bezoeker of 1 gezelschap per 10 vierkante meter netto-vloeroppervlak. 

Houd reserveringen bij op 1 plek
Het is belangrijk om de administratie van reserveringen centraal bij te houden in een document waar alle baliemedewerkers bij kunnen. Heeft je museum geen e-ticketsysteem, dan kun je bijvoorbeeld een Excel-sheet, een Google Spreadsheet (zie ook kopje Inschrijfformulier) of een papieren agenda gebruiken. Maak het document zo overzichtelijk mogelijk met daarin de reserveringen per dag en tijdslot. Zo heeft men zicht op de capaciteit en wordt het maximum niet overschreden.

Zet regels op de website en verwijs ernaar 
Het protocol schrijft voor: ‘Zet de regels voor bezoekers ook op de website van het museum, in een pop-up scherm of op de homepage.’ Je kunt hiernaar verwijzen vanaf verschillende kanalen.

Reserveringsmethodes

Het is in deze tijd niet de bedoeling om bij de balie van het museum te reserveren. Dit zou voor onnodige contactmomenten zorgen en de kans bestaat dan dat mensen gaan wachten in het museum. Gelukkig zijn er verschillende andere reserveringsmethodes.

Wij hebben een aantal op een rij gezet:

• E-ticketsysteem

Heeft jouw museum een e-ticketsysteem? Dat is mooi. Want online reserveren én betalen zorgt voor de minste contactmomenten. Bezoekers kunnen (als het goed is) een tijdslot kiezen en online betalen. Laat betalers akkoord gaan met de regels voor bezoekers.

• Telefonisch reserveren

Voordeel van telefonisch reserveren is dat je direct kunt nagaan of er plek is op het gewenste bezoekmoment. En dus al dan niet direct de reservering kunt bevestigen. Nadeel: mensen kunnen niet ’s avonds vanaf de bank reserveren. Verwijs mensen naar de regels die online staan en laat ze hiermee akkoord gaan. Vertel ook dat betalen in het museum alleen met pin of telefoon kan.

• Inschrijfformulier OF E-mail/contactformulier

Een andere optie is voor reserveren is een online inschrijfformulier. Vanuit het formulier kun je mensen wijzen op de regels die online staan en ze hiermee akkoord laten gaan. Vertel ook dat betalen in het museum alleen met pin of telefoon kan. Bijna elk cms-systeem kent (plugins voor) goede inschrijfformulieren. Een handige, generieke tool voor tijdelijk gebruik is Google Forms. Je maakt er gemakkelijk formulieren mee en de tool genereert een Google Spreadsheet waarin automatisch de aanmeldingen worden gezet. Handmatig kun je er reserveringen via andere kanalen aan toevoegen. Zo kun je deze sheet als centrale administratie hanteren. Let op: Stuur ook hierbij altijd een bevestiging of afwijzing van een reservering.

Alternatief voor het online inschrijfformulier is reserveren via e-mail of via een contactformulier op de website dat leidt naar een e-mailadres. Deze methode vraagt wat meer handwerk. Verwijs ook hier naar de regels die online staan, de betalingswijze in het museum (pin of telefoon) en zorg voor een bevestiging of afwijzing van de reservering.

Belangrijk: Communiceer je reserveringsmethode(s) op alle kanalen. 

Voor aanvullingen of vragen – ook over heel andere zaken – zijn we bereikbaar op het vertrouwde telefoonnummer en e-mailadres: 058 213 91 85 / info@museumfederatiefryslan.nl.