Communiceren en samenwerken op afstand
Bedrijfsvoering Marketing & communicatie
Hoe kun je efficiënt communiceren met medewerkers en vrijwilligers nu fysiek afspreken er niet in zit? In dit artikel geven we tips.
Voor een-op-een contact
Voor een-op-een-overleg is bellen, mailen en appen het handigst. Wil je elkaar kunnen zien, dan is videobellen op de smartphone via Facetime (voor iPhones) of Whatsapp-video een goede optie. Bestanden kun je delen via e-mail, Wetransfer, Dropbox of Google Drive.
Voor groepen tot ca. 10 personen
Voor communiceren in kleine groepen is een Whatsappgroep geschikt. De meeste mensen hebben Whatsapp en weten hoe het werkt.
Veel musea hebben al een Whatsappgroep voor (betaalde) medewerkers. Maar in deze tijd wil je ook contact houden met vrijwilligers. Daarom is het slim om ook met hen één of meerdere appgroepen op te zetten, bijvoorbeeld per afdeling.
Het is handig dat in elke vrijwilligers-appgroep in elk geval één medewerker zit. Zo staat de hele organisatie indirect met elkaar in verbinding. Zijn er al appgroepen van vrijwilligers? Dan kan een medewerker daaraan worden toegevoegd.
Videobellen met een groepje gaat eenvoudig en gratis (tot op zekere hoogte) via Skype, Google Hangouts of Zoom.
Eén omgeving voor iedereen binnen de organisatie
Wil je met alle medewerkers en vrijwilligers in één omgeving samenwerken? Dan is een Whatsappgroep niet handig. Je komt dan uit bij online tools als Slack en Microsoft Teams. Slack is in de basis gratis. Teams is inbegrepen bij Office 365 Business Premium en Essentials pakketten.
In deze cloudprogramma’s kun je binnen één werkomgeving diverse groepen aanmaken. Zo kun je bijvoorbeeld een groep aanmaken voor elke afdeling van het museum. De leden van zo’n groep kunnen met elkaar chatten en documenten delen. Ook kun je een-op-een chatten met een persoon.
Het handige van de groepsstructuur is dat je je kunt beperken tot berichtgeving in jouw groep. En wil je weten wat er in andere groepen wordt besproken, dan kan dat ook. Je kunt namelijk meekijken met de andere (open) groepen die de beheerder heeft aangemaakt. Ook afgesloten groepen zijn overigens mogelijk.
Video over Slack
Video over Teams
Links
Link naar Slack >